Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen von Ignilabs, Inhaber Can Dogan, Ludwigsburger-Straße 6, 55122 Mainz (nachfolgend „Anbieter“), für die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung IgniLabs Paydesk.

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung von IgniLabs Paydesk zwischen dem Anbieter und seinen Kunden (nachfolgend „Kunde“).
2. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden nicht geschlossen. Mit dem Vertragsschluss bestätigt der Kunde, IgniLabs Paydesk für seine gewerbliche oder selbständige berufliche Tätigkeit zu nutzen.
3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder Leistungen in Kenntnis solcher Bedingungen vorbehaltlos erbringt.
4. Es gilt folgende Rangfolge: (1) das individuelle Angebot des Anbieters und etwaige schriftliche Individualvereinbarungen, (2) der Auftragsverarbeitungsvertrag für alle Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten, (3) diese AGB.

§ 2 Begriffe

1. Nutzer ist jede natürliche Person, für die im Rahmen des Vertrags mit dem Kunden ein Benutzerkonto in IgniLabs Paydesk eingerichtet wird, insbesondere Mitarbeiter des Kunden und – bei Kanzleien – Personen auf Seiten ihrer Mandanten (nachfolgend „Kanzleimandanten“).
2. Mandant (Datenbereich) ist ein in IgniLabs Paydesk getrennt geführter Datenbereich, etwa für ein Unternehmen oder für einen Kanzleimandanten. Wird in diesen AGB von „Mandanten“ gesprochen, ist stets der Datenbereich gemeint. Die Daten verschiedener Mandanten sind technisch voneinander getrennt; Nutzer sehen nur die Mandanten, denen ihr Benutzerkonto zugeordnet ist.
3. Kundendaten sind alle Daten, die der Kunde oder seine Nutzer in IgniLabs Paydesk erfassen, hochladen oder mit IgniLabs Paydesk erzeugen, insbesondere Kunden- und Lieferantendaten, Rechnungen, Zahlungen, Dokumente und E-Mails.

§ 3 Vertragsgegenstand

1. Der Anbieter stellt dem Kunden IgniLabs Paydesk für die Dauer des Vertrags als webbasierte Software über das Internet zur Nutzung bereit (Software as a Service). Die Software läuft auf Servern, die der Anbieter betreibt; eine Überlassung der Software zur Installation beim Kunden ist nicht geschuldet.
2. IgniLabs Paydesk umfasst nach Maßgabe des individuellen Angebots insbesondere die Verwaltung von Kunden und Lieferanten, die Erstellung und den Versand von Rechnungen einschließlich wiederkehrender Rechnungen, die Erfassung von Zahlungen, ein Mahnwesen, eine Dokumentenablage, E-Mail-Vorlagen und den E-Mail-Versand sowie die Verwaltung mehrerer Mandanten (Datenbereiche) mit Benutzerrollen. Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus dem individuellen Angebot und im Übrigen aus der jeweils aktuellen Fassung der Anwendung.
3. Zum Leistungsumfang gehören die Speicherung der Kundendaten auf den Servern des Anbieters (§ 10), die Datensicherung (§ 11) sowie Support per E-Mail an info@ignilabs.de zu den üblichen Geschäftszeiten des Anbieters. Weitergehende Leistungen wie Schulungen, Datenübernahmen oder individuelle Anpassungen bedürfen einer gesonderten Vereinbarung.
4. Der Anbieter erbringt keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung. IgniLabs Paydesk unterstützt den Kunden technisch; die fachliche und rechtliche Beurteilung der verarbeiteten Vorgänge obliegt dem Kunden.
5. Der Anbieter entwickelt IgniLabs Paydesk fortlaufend weiter und darf die Software ändern, soweit dies dem Kunden zumutbar ist, insbesondere zur Anpassung an den Stand der Technik, an rechtliche Anforderungen oder zur Behebung von Sicherheitslücken. Wesentliche, vertraglich vereinbarte Funktionen werden dabei nicht ohne gleichwertigen Ersatz entfernt.

§ 4 Vertragsschluss und Einrichtung

1. Grundlage des Vertrags ist ein individuelles Angebot des Anbieters. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Angebot in Textform (z. B. per E-Mail) annimmt oder der Anbieter einen Auftrag des Kunden in Textform bestätigt. Zugleich kommt der Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen den Parteien zustande.
2. Nach Vertragsschluss richtet der Anbieter die vereinbarten Mandanten und Benutzerkonten ein und ordnet die Nutzer den Mandanten mit der vom Kunden gewünschten Rolle zu. Jeder Nutzer erhält eine Einladung per E-Mail und legt sein Passwort selbst fest. Änderungen an Mandanten, Benutzerkonten und Zuordnungen nimmt der Anbieter auf Anforderung des Kunden vor.
3. Vor der ersten Nutzung und nach jeder Änderung bestätigt jeder Nutzer die jeweils aktuelle Fassung dieser AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags in der Anwendung. Diese Bestätigung dokumentiert, dass dem Nutzer die für die Nutzung geltenden Bedingungen bekannt sind; Vertragspartner des Anbieters bleibt der Kunde.

§ 5 Leistungen und Verfügbarkeit

1. Der Anbieter stellt IgniLabs Paydesk am Übergabepunkt bereit; Übergabepunkt ist der Ausgang des Rechenzentrums, in dem die Server betrieben werden, zum Internet. Für die Internetverbindung des Kunden bis zum Übergabepunkt und für die beim Kunden eingesetzte Hard- und Software (aktueller Webbrowser) ist der Kunde selbst verantwortlich.
2. Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit nach dem Stand der Technik. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie im individuellen Angebot ausdrücklich vereinbart ist.
3. Für Wartungsarbeiten und Aktualisierungen kann IgniLabs Paydesk vorübergehend eingeschränkt oder nicht erreichbar sein. Der Anbieter führt planbare Wartungsarbeiten nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch und kündigt längere Unterbrechungen rechtzeitig an. Unaufschiebbare Maßnahmen, insbesondere zur Abwehr von Sicherheitsrisiken, darf der Anbieter jederzeit durchführen.
4. Nicht vom Anbieter zu vertreten sind Ausfälle aufgrund höherer Gewalt, Störungen der Netze Dritter außerhalb seines Einflussbereichs sowie Störungen, die auf Handlungen des Kunden oder seiner Nutzer zurückgehen.

§ 6 Pflichten des Kunden

1. Zugangsdaten: Der Kunde sorgt dafür, dass seine Nutzer ihre Zugangsdaten geheim halten, sichere Passwörter verwenden und Benutzerkonten nicht mit anderen Personen teilen. Besteht der Verdacht, dass Unbefugte Kenntnis von Zugangsdaten erlangt haben, informiert der Kunde den Anbieter unverzüglich. Der Kunde teilt dem Anbieter mit, wenn ein Nutzer keinen Zugang mehr erhalten soll, etwa beim Ausscheiden eines Mitarbeiters.
2. Inhalte: Der Kunde ist für die Kundendaten und deren Rechtmäßigkeit allein verantwortlich. Er stellt sicher, dass er zur Verarbeitung der Daten in IgniLabs Paydesk berechtigt ist, insbesondere datenschutzrechtlich, und dass die Inhalte keine Rechte Dritter verletzen. Das Hochladen von Schadsoftware sowie jede Nutzung, die den Betrieb oder die Sicherheit von IgniLabs Paydesk beeinträchtigt, sind untersagt.
3. Rechnungen und Aufbewahrung: Der Kunde ist für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der mit IgniLabs Paydesk erstellten Rechnungen und sonstigen Dokumente verantwortlich, insbesondere für die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz und die Anforderungen an elektronische Rechnungen. Die Einhaltung der handels- und steuerrechtlichen Ordnungs- und Aufbewahrungspflichten, insbesondere der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), obliegt dem Kunden. IgniLabs Paydesk ist kein Archivsystem zur revisionssicheren Langzeitaufbewahrung; der Kunde sichert aufbewahrungspflichtige Unterlagen in eigener Verantwortung, insbesondere über das Vertragsende hinaus.
4. Mitwirkung: Der Kunde meldet Störungen und Mängel unverzüglich und so konkret wie möglich in Textform und unterstützt den Anbieter angemessen bei deren Analyse und Behebung.
5. Nutzer: Der Kunde stellt sicher, dass seine Nutzer diese AGB einhalten. Er hat Handlungen seiner Nutzer wie eigene zu vertreten.

§ 7 Vergütung und Zahlung

1. Der Kunde zahlt die Vergütung gemäß individuellem Angebot. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
2. Sofern im individuellen Angebot nichts anderes vereinbart ist, wird die laufende Vergütung monatlich im Voraus in Rechnung gestellt und ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Rechnungen können elektronisch übermittelt werden.
3. Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, gelten die gesetzlichen Regelungen. Ist der Kunde mit einem nicht unerheblichen Betrag länger als 30 Tage in Verzug, darf der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung in Textform mit angemessener Frist bis zum Ausgleich vorübergehend sperren. Der Zugriff auf die Kundendaten zum Zweck des Exports bleibt davon unberührt.
4. Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen und ein Zurückbehaltungsrecht nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis geltend machen.

§ 8 Nutzungsrechte

1. Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, IgniLabs Paydesk im vereinbarten Umfang über das Internet für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen und seinen Nutzern die Nutzung zu ermöglichen. Dies schließt bei Kanzleien die Nutzung zur Betreuung ihrer Kanzleimandanten und den Zugang von Personen auf Seiten der Kanzleimandanten über eigene Benutzerkonten ein.
2. Der Kunde darf IgniLabs Paydesk nicht vervielfältigen, bearbeiten, zurückentwickeln (soweit nicht gesetzlich erlaubt), Dritten außerhalb des vereinbarten Nutzerkreises zugänglich machen oder zum Aufbau eines konkurrierenden Angebots verwenden.
3. Alle Rechte an den Kundendaten verbleiben beim Kunden. Der Kunde räumt dem Anbieter daran nur die Rechte ein, die zur Erbringung der vertraglichen Leistungen erforderlich sind, insbesondere zur Speicherung, Sicherung und Verarbeitung nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags.

§ 9 Datenschutz, Vertraulichkeit und Berufsgeheimnisse

1. Soweit der Anbieter im Rahmen dieses Vertrags personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil dieses Vertrags ist. Über die Verarbeitung, für die der Anbieter selbst verantwortlich ist, informiert die Datenschutzerklärung.
2. Die Parteien behandeln alle ihnen im Rahmen des Vertrags bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Durchführung des Vertrags. Diese Pflicht besteht über das Vertragsende hinaus fort.
3. Ist der Kunde Berufsgeheimnisträger, insbesondere Steuerberater, Steuerbevollmächtigter oder Steuerberatungsgesellschaft, wirkt der Anbieter als Dienstleister an dessen beruflicher Tätigkeit mit. Der Anbieter ist in diesem Fall nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags (§ 6 dort) zur Verschwiegenheit verpflichtet und nimmt von fremden Geheimnissen nur insoweit Kenntnis, als dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (§ 203 StGB, § 62a StBerG).

§ 10 Speicherung der Kundendaten

1. Der Anbieter speichert die Kundendaten auf Servern, die er selbst betreibt. Die Server für Anwendung und Datenbank, Mailserver und Dokumentenablage stehen in einem Rechenzentrum der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, in Deutschland; Datensicherungen gemäß § 11. Einzelheiten, insbesondere zu Rechenzentrumsbetreibern, Unterauftragsverarbeitern und den technischen und organisatorischen Maßnahmen, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.
2. Der Kunde kann seine Rechnungen und Dokumente während der Vertragslaufzeit jederzeit selbst über die Anwendung herunterladen.

§ 11 Datensicherung

1. Der Anbieter sichert die Datenbank und die Dokumentenablage von IgniLabs Paydesk täglich. Die Sicherungen werden verschlüsselt auf einem Speicherplatz der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland abgelegt; aufbewahrt werden sieben tägliche, vier wöchentliche und sechs monatliche Sicherungsstände, eine Sicherung also höchstens sechs Monate. Die Datensicherung dient der Wiederherstellung des Gesamtsystems nach einem technischen Ausfall oder Datenverlust; ein Anspruch auf Wiederherstellung einzelner, vom Kunden selbst gelöschter oder geänderter Datensätze besteht nicht.
2. Unabhängig davon obliegt es dem Kunden, die für ihn wesentlichen Daten, insbesondere aufbewahrungspflichtige Unterlagen, in angemessenen Abständen selbst herunterzuladen und zu sichern (§ 6 Abs. 3).

§ 12 Gewährleistung

1. Der Anbieter gewährleistet, dass IgniLabs Paydesk während der Vertragslaufzeit im Wesentlichen die vereinbarte Beschaffenheit aufweist und frei von Rechten Dritter ist, die einer vertragsgemäßen Nutzung entgegenstehen. Eine nur unerhebliche Minderung der Tauglichkeit bleibt außer Betracht.
2. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung. Der Anbieter beseitigt gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist nach seiner Wahl durch Nachbesserung, Bereitstellung einer neuen Version oder eine zumutbare Umgehungslösung.
3. Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.
4. Das Recht des Kunden zur Kündigung wegen Nichtgewährung des Gebrauchs (§ 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 BGB) besteht erst, wenn dem Anbieter ausreichend Gelegenheit zur Mängelbeseitigung gegeben wurde und diese fehlgeschlagen ist.
5. Keine Mängel sind Beeinträchtigungen, die auf einer nicht vertragsgemäßen Nutzung, auf vom Kunden eingesetzter Hard- oder Software oder auf Kundendaten beruhen.

§ 13 Haftung

1. Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.
2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflicht), ist die Haftung des Anbieters auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
3. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nach Maßgabe der vorstehenden Absätze nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Anbieter und den Kunden (§ 11) zu ihrer Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.
4. Der Anbieter haftet nicht für die inhaltliche, steuerliche oder rechtliche Richtigkeit der vom Kunden mit IgniLabs Paydesk erstellten Rechnungen, Dokumente und E-Mails (§ 6 Abs. 3), soweit der Fehler nicht auf einem Mangel der Software beruht.
5. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO richtet sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und den gesetzlichen Vorschriften.

§ 14 Laufzeit und Kündigung

1. Laufzeit, Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfristen ergeben sich aus dem individuellen Angebot. Ist dort nichts vereinbart, wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Parteien mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.
2. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung eines nicht unerheblichen Teils der Vergütung für mehr als zwei Monate in Verzug ist oder IgniLabs Paydesk trotz Abmahnung in erheblichem Umfang vertragswidrig nutzt.
3. Kündigungen bedürfen der Textform.

§ 15 Datenrückgabe und Löschung nach Vertragsende

1. Der Kunde kann seine Rechnungen und Dokumente bis zum Vertragsende selbst herunterladen. Auf Verlangen des Kunden, das bis spätestens 30 Tage nach Vertragsende in Textform zu stellen ist, stellt der Anbieter ihm darüber hinaus einen Export der gespeicherten Kundendaten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit.
2. Spätestens 30 Tage nach Vertragsende löscht der Anbieter die Kundendaten einschließlich der Benutzerkonten, sofern nicht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Aus den Datensicherungen werden die Daten mit Ablauf von deren Aufbewahrungsdauer entfernt. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.
3. Die Aufbewahrung der Kundendaten über das Vertragsende hinaus, insbesondere zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten des Kunden, ist nicht Gegenstand dieses Vertrags (§ 6 Abs. 3).

§ 16 Änderungen dieser AGB

1. Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn hierfür ein triftiger Grund besteht, insbesondere bei Änderungen der Rechtslage oder der Rechtsprechung, bei technischen Weiterentwicklungen von IgniLabs Paydesk oder bei neuen Funktionen, und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Leistungs- und Vergütungsvereinbarungen des individuellen Angebots werden auf diesem Weg nicht geändert.
2. Der Anbieter kündigt Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform an und legt die geänderte Fassung den Nutzern in der Anwendung zur Bestätigung vor. Die weitere Nutzung von IgniLabs Paydesk setzt die Bestätigung der jeweils aktuellen Fassung voraus.
3. Ist der Kunde mit der Änderung nicht einverstanden, kann er den Vertrag bis zum Inkrafttreten der Änderung mit Wirkung zu diesem Zeitpunkt kündigen. Bis zum Wirksamwerden der Kündigung gelten die bisherigen AGB fort.

§ 17 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
2. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Mainz. Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.
3. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform, soweit diese AGB nichts anderes bestimmen. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.
4. Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform auf Dritte übertragen.
5. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.