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Datenschutzerklärung

Version 1.0, Stand 10.10.2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Betrieb von IgniLabs Paydesk verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist:

Ignilabs
Inhaber: Can Dogan
Ludwigsburger-Straße 6
55122 Mainz
Deutschland
E-Mail: info@ignilabs.de
Telefon: +49 177 1966238

Im Folgenden verwenden wir für Ignilabs auch die Bezeichnungen „wir“ oder „Anbieter“. „Kunde“ ist das Unternehmen, das IgniLabs Paydesk auf Grundlage unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen nutzt, „Nutzer“ jede Person, die über ein Benutzerkonto des Kunden auf IgniLabs Paydesk zugreift. „Mandant (Datenbereich)“ bezeichnet einen in IgniLabs Paydesk getrennt geführten Datenbereich; die Mandanten einer Kanzlei nennen wir „Kanzleimandanten“.

2. Wofür wir verantwortlich sind – und wofür nicht

IgniLabs Paydesk ist eine Backoffice-Lösung für Unternehmen und Kanzleien. Wir sind selbst Verantwortlicher für die Daten, die wir benötigen, um die Plattform bereitzustellen und abzusichern: die Benutzerkonten und Anmeldungen, technische Protokolle, Fehlerberichte sowie die Vertragsbeziehung und Kommunikation mit unseren Kunden.

Für die Geschäftsdaten, die ein Kunde in IgniLabs Paydesk erfasst oder verarbeitet – etwa seine Kunden und Lieferanten, Rechnungen, Zahlungen, Dokumente, E-Mails und, bei Kanzleien, die Daten ihrer Kanzleimandanten – ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Über diese Verarbeitung informiert der Kunde die betroffenen Personen selbst. Erreichen uns Anfragen betroffener Personen zu solchen Daten, leiten wir sie unverzüglich an den zuständigen Kunden weiter.

3. Aufruf von IgniLabs Paydesk und Protokolldaten

Bei jedem Aufruf von IgniLabs Paydesk – auch der Anmeldeseite und dieser Rechtstexte – verarbeitet unser Webserver technisch bedingt folgende Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse und HTTP-Methode, Statuscode und übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie die Kennung Ihres Browsers. Zusätzlich schreibt die Anwendung technische Protokolle über ihren Betrieb, etwa über Fehler, Anmeldungen und Hintergrundaufgaben.

Diese Daten fallen sowohl beim vorgelagerten Reverse-Proxy als auch beim Webserver der Anwendung an. Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Anwendung, der Sicherheit des Betriebs (z. B. Abwehr von Angriffen) und der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Benutzerkonto und Anmeldung

Für jedes Benutzerkonto verarbeiten wir:

  • Kontodaten: Benutzername, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Rolle, Status (aktiv oder gesperrt), Zeitpunkt der Anlage, der letzten Änderung und der letzten Anmeldung.
  • Passwort: ausschließlich als Hashwert; wir können Ihr Passwort nicht einsehen.
  • Mandantenzuordnung: zu welchen Mandanten (Datenbereichen) Ihr Konto gehört und mit welcher Berechtigung.
  • Einladung und Passwort zurücksetzen: Die Links in diesen E-Mails enthalten ein Einmal-Kennzeichen, das wir in der Datenbank ausschließlich als Hashwert speichern. Da das Kennzeichen Teil der aufgerufenen Adresse ist, erscheint es beim Öffnen des Links auch in den technischen Zugriffsprotokollen (Abschnitt 3; Speicherdauer siehe Abschnitt 11). Ein Einladungslink ist sieben Tage gültig, ein Link zum Zurücksetzen des Passworts eine Stunde; nach der Verwendung wird das Kennzeichen gelöscht und ist wirkungslos.
  • Zustimmung zu AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag: welches Dokument Sie in welcher Version zu welchem Zeitpunkt akzeptiert haben.
  • Schutz vor Anmeldeversuchen durch Unbefugte: Fehlgeschlagene Anmeldungen zählen wir kurzzeitig je Benutzername und IP-Adresse; nach fünf Fehlversuchen innerhalb von 15 Minuten wird die Anmeldung vorübergehend gesperrt. Zusätzlich zählen wir sie je Konto (zehn Fehlversuche pro Stunde, unabhängig von der IP-Adresse); der Zähler wird mit einem Schlüsselwert der Kennung geführt. Falsch eingegebene Anmeldecodes zählen nur je Konto. Beim Erreichen der Grenze senden wir Ihnen eine Hinweis-E-Mail über die auffälligen Anmeldeversuche.
  • Anmeldecode (Zwei-Faktor-Anmeldung): Administratoren und Steuerberater müssen sich nach dem Passwort mit einem sechsstelligen Code anmelden, den wir Ihnen per E-Mail senden; für alle anderen Nutzer ist das Verfahren freiwillig. Der Code ist zehn Minuten gültig, nur einmal verwendbar und wird nach fünf Fehleingaben verworfen. Wir speichern ihn ausschließlich als Hashwert, dazu Ablaufzeitpunkt und Zahl der Fehleingaben, sowie ob Sie das Verfahren aktiviert haben.
  • Vertrauenswürdiges Gerät: Wenn Sie bei der Code-Eingabe „Diesem Gerät 30 Tage vertrauen“ wählen, setzen wir ein Cookie (Abschnitt 8), das Sie für 30 Tage von der erneuten Code-Eingabe auf diesem Gerät befreit. Wir speichern dazu nur eine Versionsnummer an Ihrem Konto, mit der wir alle Geräte gemeinsam für ungültig erklären können (bei Passwortänderung, Sperrung des Kontos oder über „Mein Konto“).
  • Warnung bei Änderung der Bankverbindung: Ändert ein Nutzer die in den Firmen- oder Rechnungseinstellungen eines Mandanten hinterlegte Bankverbindung, senden wir den Inhabern und Steuerberatern des Mandanten eine Hinweis-E-Mail mit dem Namen des Änderers, dem Datum und den letzten vier Stellen der neuen IBAN. Zweck ist der Schutz vor Missbrauch und betrügerischen Änderungen.

Diese Daten benötigen wir, um Ihnen den Zugang zu IgniLabs Paydesk zu ermöglichen, die Berechtigungen durchzusetzen und Ihr Konto zu schützen. Sind Sie selbst unser Vertragspartner, ist Rechtsgrundlage die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wurde Ihr Konto von oder für Ihren Arbeitgeber bzw. Auftraggeber angelegt, stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse und das unseres Kunden, die vertraglich geschuldete Plattform seinen Nutzern bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Den Nachweis der Zustimmung zu AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag speichern wir zur Dokumentation des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Die Angabe der Kontodaten ist für die Nutzung erforderlich; ohne sie kann kein Konto eingerichtet werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

5. Vertragsabwicklung und Kommunikation mit Kunden

Für die Anbahnung und Durchführung des Vertrags mit unseren Kunden verarbeiten wir Namen und Kontaktdaten der Ansprechpartner, Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie unsere Korrespondenz, auch im Rahmen von Supportanfragen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), bei Ansprechpartnern eines Unternehmens unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit unserem Vertragspartner (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, deren Erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. E-Mail-Versand und E-Mail-Protokoll

IgniLabs Paydesk versendet zwei Arten von E-Mails:

  • Systemmails wie Einladungen, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Anmeldecodes, Hinweise auf auffällige Anmeldeversuche und Warnungen bei Änderung der Bankverbindung versenden wir als Verantwortlicher über unseren eigenen Mailserver. Im E-Mail-Protokoll speichern wir dazu nur Empfänger (Adresse und Name), Betreff, Art der Mail, Zeitpunkt und Versandstatus; den Inhalt mit dem Link bzw. dem Code speichern wir aus Sicherheitsgründen nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Bereitstellung und Schutz des Benutzerkontos).
  • Geschäftsmails, die Nutzer eines Kunden aus IgniLabs Paydesk heraus versenden (etwa Rechnungen oder Zahlungserinnerungen), verarbeiten wir im Auftrag des Kunden. Sie werden über unseren Mailserver oder – wenn der Kunde ein eigenes SMTP-Profil hinterlegt hat – über den Mailserver des Kunden versendet. Das E-Mail-Protokoll enthält dazu Absender-Benutzer, Empfänger, Betreff, Inhalt, Anhänge und Versandstatus, damit der Kunde den Versand nachvollziehen und E-Mails erneut senden kann. Verantwortlich ist insoweit der Kunde (siehe Abschnitt 2). Die dafür hinterlegten Zugangsdaten zum Mailserver des Kunden speichern wir (E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort); das Passwort speichern wir verschlüsselt. Wir verwenden die Zugangsdaten ausschließlich zur Prüfung der Verbindung und zum Versand der Mails des Kunden; sie werden von dazu berechtigten Nutzern des Kunden selbst eingerichtet.

7. Fehlerberichte

Tritt in IgniLabs Paydesk ein technischer Fehler auf, erzeugt die Anwendung einen Fehlerbericht und übermittelt ihn an unser Fehlerprotokollierungssystem (GlitchTip), das wir auf eigener Infrastruktur betreiben. Ein Fehlerbericht enthält die technische Fehlerbeschreibung, Angaben zur Laufzeitumgebung sowie die aufgerufene Adresse und Metadaten der Anfrage (etwa die Browserkennung); diese können personenbezogene Daten enthalten, zum Beispiel Kennungen in der Adresse. Formularinhalte, IP-Adressen und Cookies werden nicht übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen nur Cookies, die für den Betrieb technisch erforderlich sind oder eine von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion bereitstellen. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Rechtsgrundlage der damit verbundenen Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

  • Sitzungscookie (PHPSESSID): wird bereits beim Aufruf der Anmeldeseite gesetzt, um das Formular vor Fremdzugriff zu schützen, und hält Sie nach der Anmeldung angemeldet. Es enthält nur eine zufällige Kennung. Die Sitzung endet mit der Abmeldung oder nach etwa einer Stunde ohne Aktivität; das Cookie wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
  • „Angemeldet bleiben“ (REMEMBERME): wird nur gesetzt, wenn Sie bei der Anmeldung „Angemeldet bleiben“ wählen, und erhält Ihre Anmeldung für sieben Tage; meldet es Sie erneut an, beginnen die sieben Tage von vorn. Beim Abmelden wird es gelöscht. Bei Konten mit Anmeldecode wird es erst nach erfolgreicher Code-Eingabe gesetzt bzw. erneuert und ersetzt den Code nicht: Auch bei einer Anmeldung über dieses Cookie wird der Code abgefragt, sofern das Gerät nicht als vertrauenswürdig gemerkt ist. Es verliert bei einer Passwortänderung, beim Aktivieren oder Deaktivieren der Zwei-Faktor-Anmeldung und beim Entziehen des Gerätevertrauens seine Gültigkeit.
  • „Vertrauenswürdiges Gerät“ (pd_trusted_device): wird nur gesetzt, wenn Sie bei der Code-Eingabe „Diesem Gerät 30 Tage vertrauen“ wählen, und befreit Sie für 30 Tage von der erneuten Code-Eingabe auf diesem Gerät. Es ist signiert, enthält keine Klartext-Zugangsdaten und ist technisch erforderlich, um diese von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion bereitzustellen. Die Gültigkeit verlängert sich bei der Nutzung nicht; über „Mein Konto“ können Sie allen Geräten das Vertrauen entziehen.

Zusätzlich merkt sich Ihr Browser im lokalen Speicher (Schlüssel darkMode), ob Sie die helle oder dunkle Darstellung gewählt haben. Dieser Wert verlässt Ihr Gerät nicht.

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbewerkzeuge ein und binden keine Zählpixel ein. Alle Bestandteile der Oberfläche – Programmbibliotheken, Schriftarten und Symbole – liefern wir von unseren eigenen Servern aus; beim Aufruf von IgniLabs Paydesk stellt Ihr Browser keine Verbindung zu Servern Dritter her.

9. Empfänger, Hosting und Auftragsverarbeiter

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

IgniLabs Paydesk und die zugehörigen Dienste betreiben wir selbst. Die Server stehen in einem Rechenzentrum der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, die damit als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO tätig wird. Ein entsprechender Vertrag besteht. Die einzelnen Komponenten verteilen sich wie folgt:

  • Anwendung und Datenbank: auf einem Server im Rechenzentrum der netcup GmbH in Deutschland.
  • Mailserver und Fehlerprotokollierung: auf einem separaten Server, ebenfalls bei der netcup GmbH in Deutschland, der über eine verschlüsselte VPN-Verbindung (WireGuard) angebunden ist.
  • Dokumentenablage: in einem separaten Dienst, ebenfalls bei der netcup GmbH in Deutschland, der über eine TLS-verschlüsselte Verbindung mit Prüfung der Serverzertifikate angebunden ist.
  • Datensicherungen: täglich, vor der Übertragung verschlüsselt (restic), auf einem Speicherplatz (Storage Box) der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland. Die Hetzner Online GmbH ist dafür als weitere Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO tätig; ein entsprechender Vertrag besteht. Wir bewahren sieben tägliche, vier wöchentliche und sechs monatliche Sicherungsstände auf, eine Sicherung also höchstens sechs Monate.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

Empfänger von E-Mails, die über IgniLabs Paydesk versendet werden, erhalten deren Inhalt. Nutzt ein Kunde ein eigenes SMTP-Profil, werden seine Geschäftsmails über den von ihm gewählten Mailserver übermittelt. Im Übrigen geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa an Behörden oder Gerichte.

10. Datensicherung

Zum Schutz vor Datenverlust sichern wir die Datenbank und die Dokumentenablage täglich (Speicherort und Aufbewahrung siehe Abschnitt 9). Die Sicherungen werden vor der Übertragung verschlüsselt und ausschließlich in Deutschland gespeichert. Gelöschte Daten verbleiben bis zum Ablauf der Aufbewahrungsdauer, höchstens sechs Monate, in den Sicherungen und werden anschließend durch das Löschen der abgelaufenen Sicherungsstände endgültig entfernt.

11. Speicherdauer

  • Benutzerkonto: besteht, solange der Vertrag mit dem Kunden läuft und das Konto nicht gelöscht wird; spätestens 30 Tage nach Vertragsende löschen wir es. Mit dem Konto werden auch die Mandantenzuordnungen und die Zustimmungsnachweise gelöscht.
  • Einladungs- und Rücksetzlinks: verlieren mit ihrer Verwendung oder dem Ablauf ihrer Gültigkeit ihre Wirkung; abgelaufene Einträge entfernen wir regelmäßig.
  • Sitzung und Anmeldeversuche: Sitzungsdaten bis zur Abmeldung bzw. bis etwa eine Stunde nach der letzten Aktivität, „Angemeldet bleiben“ sieben Tage ab der letzten Anmeldung über das Cookie; Zähler fehlgeschlagener Anmeldungen je Benutzername und IP-Adresse 15 Minuten, je Konto eine Stunde; Cookie „vertrauenswürdiges Gerät“ 30 Tage.
  • Anmeldecodes: zehn Minuten gültig; nach der Verwendung oder nach fünf Fehlversuchen wird der Hashwert gelöscht. Der Hashwert eines abgelaufenen, nicht verwendeten Codes bleibt gespeichert, bis Sie einen neuen Code anfordern oder einen Code eingeben, und wird spätestens mit dem Benutzerkonto gelöscht.
  • Protokolldaten: Anwendungsprotokolle werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Die Zugriffsprotokolle des Webservers im Anwendungscontainer werden mit jeder Aktualisierung von IgniLabs Paydesk gelöscht; die übrigen Ausgaben der Server-Container werden nach Größe rotiert, sodass ältere Einträge laufend überschrieben werden. Die Zugriffsprotokolle des vorgelagerten Reverse-Proxys werden nach 14 Tagen gelöscht.
  • E-Mail-Protokoll: Einträge zu Geschäftsmails bleiben bis zum Ende des Vertrags mit dem Kunden bestehen. Einträge zu Systemmails (ohne Inhalt) werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
  • Fehlerberichte: Die Fehlerberichte werden nach 90 Tagen gelöscht.
  • Vertrags- und Abrechnungsdaten: bewahren wir auf, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen: Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
  • Datensicherungen: höchstens sechs Monate, siehe Abschnitte 9 und 10.

Wie lange die Geschäftsdaten eines Kunden gespeichert werden, bestimmt der Kunde; nach Vertragsende werden sie gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag zurückgegeben und gelöscht.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Betreffen Ihre Anliegen Geschäftsdaten, die ein Kunde in IgniLabs Paydesk verarbeitet, wenden Sie sich bitte an diesen Kunden als Verantwortlichen; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz

13. Datensicherheit

Die Verbindung zu IgniLabs Paydesk ist durchgängig per TLS verschlüsselt. Passwörter speichern wir in der Datenbank ausschließlich als Hashwert, Zugangsdaten zu Mailservern nur verschlüsselt. Die Daten verschiedener Mandanten (Datenbereiche) sind technisch voneinander getrennt, wiederholte Fehlversuche bei der Anmeldung werden gebremst, und Administratoren und Steuerberater melden sich zusätzlich mit einem per E-Mail zugesandten Code an. Eine ausführliche Beschreibung unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen enthält Anlage 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich IgniLabs Paydesk oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung; Version und Stand sind oben angegeben.